Personvernerklæring
Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det er viktig at du vet hva slags personopplysninger vi i Solgruppen behandler om deg, slik at du kan ivareta rettighetene dine etter personvernlovgivningen. I denne erklæringen kan du lese mer om når og hvordan vi behandler personopplysninger om deg.
1. Din datasikkerhet er viktig for oss
Nettsiden du besøker, eies og drives av Solgruppen AS. Med Solgruppen AS menes alle våre tre avdelinger, Solgruppen, Sportsevent og Amerikabussen. (samlet betegnet ”Solgruppen», ”vi”, ”oss” eller ”vår/vårt/våre”). Erklæringen gjelder for alle våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere.
Vi er ansvarlig for å behandle personopplysninger på www.solgruppen.no og andre kommunikasjonssystemer som er knyttet til vår virksomhet. Vær oppmerksom på at eksterne nettsider vi lenker til, kan ha andre personvernregler. Vi anbefaler å sette deg inn i retningslinjene for slike sider før du gir fra deg personopplysninger. Det gjelder også hvis du besøker vår profil på sosiale medier
2. Hvordan innhenter vi informasjon om deg?
2.1. Direkte fra deg. Vi samler inn opplysninger du oppgir, f.eks. ved bestilling av reise, forespørsler, personlig kontakt på reisemålene, registrering for nyhetsbrev, deltakelse i konkurranser, eller når du kontakter oss via e-post eller telefon.
2.2. Gjennom bruk av nettstedene våre. Vi innhenter anonym informasjon når du benytter tjenestene våre, for eksempel ved å bruke nettsiden vår eller andre digitale tjenester vi tilbyr. Vi innhenter også opplysninger om hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke søk du utfører og hvilke reiseprodukter du er interessert i. Les mer i om informasjonskapsler(cookies) her.
2.3. Fra tredjepart. Vi innhenter informasjon fra tredjeparter som oppgir personopplysninger om deg eller andre personer i reisefølget, f.eks. om du har bestilt via en forhandler eller om en person gjennomfører en bestilling der du inngår, eller om en annen person har vært i kontakt med oss på vegne av deg. Vi forutsetter at den som oppgir opplysningene har samtykke fra alle de reisende til å oppgi disse personopplysningene til Solgruppen.
3. Hvilken informasjon innhenter vi?
3.1. Kontaktopplysninger: F.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-post, kjønn, fødselsdato, personnummer (til bruk for visumsøknader m.v.) og passnummer. Hvilke opplysningene vi behandler og/eller oppbevarer, avhenger av formålet med din henvendelse.
3.2. Bestillingsinformasjon: Bestillingsnummer, reiseinformasjon (reisemål, reisedato m.m.), informasjon om kjøp (valgt betalingsløsning, gjennomført kjøp m.m.) og eventuelt kjøp av tilleggstjenester som f.eks. transport og utflukter.
3.3. Helseinformasjon: Relevante opplysninger du selv oppgir, som sykdommer eller spesielle behov. Ved å oppgi helseopplysninger, samtykker du til at vi bruker denne informasjonen for å sikre deg en god reiseopplevelse.
3.4. Brukerinformasjon: Informasjon om enheten din, f.eks. IP-adresse, språkinnstillinger, nettleserinnstillinger, operativsystem, plattform og skjermoppløsning, samt informasjon om din geografiske plassering. Vi innhenter også informasjon om hvordan du interagerer med Solgruppen, f.eks. hvordan du bruker tjenestene våre, inklusive responstid for sider, nedlastingsfeil, hvordan du nådde og forlot tjenesten, samt leveringsmeldinger når vi kontakter deg. Les mer i om informasjonskapsler(cookies) her.
4. Hvordan bruker vi informasjonen din?
Alle data brukes for å tilrettelegge, utføre og forbedre våre tjenester. Solgruppen behandler utelukkende dine personopplysninger i det omfang det er nødvendig i forbindelse med ditt kunde-, leverandør- eller samarbeidsforhold (der det i hvert enkelt tilfelle tas høyde for eventuelle interesser) eller i henhold til gjeldende rett. Solgruppen behandler personopplysninger til følgende formål, basert på følgende lovmessige grunner:
4.1.Administrasjon og levering av reisetjenester
Solgruppen behandler personopplysningene dine for å kunne administrere og levere reisetjenestene, dvs. for å kunne oppfylle avtalen med deg. I dette inngår blant annet bestilling av reiser og levering av våre øvrige produkter (som f.eks. visumsøknader), opprettholdelse av våre kunderegistre, fakturering, inkasso, utstede reisedokument, administrere hotell- og flybestillinger, tilleggstjenester, utflukter på reisemålene, administrere eventuelle endringer før og under reisen din, markedsføring, statistikk m.v.
Med det formål å utvikle våre produkter og reisetilbud blir det utarbeidet statistikker og analyser til internt bruk hos oss. Solgruppen videreselger ikke dine personopplysninger.
4.2. Kundestøtte
Vi kan bruke personopplysninger når du kontakter oss med spørsmål, synspunkter eller f.eks. reklamasjoner for å gi deg den kundestøtten du har rett til i henhold til avtalen du har inngått med oss. Vi behandler personopplysninger som f.eks. navn og bestillingsnummer for å kunne utføre slike serviceforespørsler knyttet til reisen din.
4.3. Utsendelse og utlevering av informasjon
Vi bruker personopplysninger til utsendelse og utlevering av informasjon via e-post, sms og/eller telefonsamtaler for å oppfylle avtalen med deg. Dette omfatter blant annet å sende bestillingsbekreftelse, viktig informasjon før og under reisen, tilbud knyttet til reisen, eventuelle endringer og avvik som kan oppstå underveis og betalingspåminnelser.
4.4. Markedsføring
Opplysninger om tidligere kjøp og brukeratferd kan benyttes for å tilpasse markedsføring, slik at du mottar tilbud som er mest relevant for deg.
Hvis du ikke ønsker å motta markedsføring fra oss, kan du til enhver tid tilbakekalle ditt samtykke ved å benytte linken som finnes i samtlige nyhetsbrev vi sender til deg via e-post, eller ved å kontakte oss via e-post. Det er selvfølgelig helt ut ditt eget valg, men hvis du gjør oss oppmerksom på at å du ikke ønsker å motta markedsføringsmateriale fra oss, vil du heller ikke motta informasjoner om gode tilbud.
4.5. Utvikling av virksomhet, reisetjeneste og service
Vi bruker anonyme eller anonymiserte data for å forbedre våre tjenester og kundetilfredshet.
4.6. Regulatoriske krav
Vi behandler personopplysninger for å kunne oppfylle forpliktelser i henhold til lover og forordninger, for eksempel når det gjelder sikkerhet, bokføring, reklamasjon, immigrasjon og tollkontroll.
4.7. Lovgrunnlag
Vår behandling av personopplysninger bygger på avtaler med deg, ditt samtykke, lovkrav eller våre berettigede interesser.
5. Deling av personopplysninger
Solgruppen videregir bare opplysningene i den grad det er nødvendig som en del av driften av vår virksomhet, blant annet for å kunne levere reisen din og øvrige produkter som du kjøper hos oss.
Normalt vil vi gi videre personopplysninger til følgende mottakere i forbindelse med bestilling og gjennomføring av en reise og tilhørende produkter:
5.1 Leverandører av reiserelaterte tjenester
Overføring skjer til samarbeidspartnerne våre innenfor reisebransjen for å administrere og levere den reisetjenesten du har bestilt av oss. Vi deler personopplysninger med disse for å kunne levere tjenesten:
5.1.1. Hotell
Når du bestiller en reise fra Solgruppen, tilbyr vi flere ulike reisemål og hoteller. Hotellet må ha visse personopplysninger for å kunne gjennomføre og bekrefte rombestillingen. Det kan dreie seg om opplysninger som navn, destinasjon, dato for ankomst og avreise, romkategori, spesielle ønsker i forbindelse med reisen din, herunder eventuell bestilling av spesialkost under hotelloppholdet og behov for spesiell assistanse under hotelloppholdet i forbindelse med handikap eller sykdom.
5.1.2. Flyselskap
Solgruppen videregir personopplysninger til flyselskaper i forbindelse med bestilling av din reise. Til bruk for bestilling av din flyreise kan vi typisk videregi opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, kjønn, fødselsdato, telefonnummer, avreiselufthavn, destinasjon, dato og klokkeslett for ut- og hjemreise, billettnummer, spesielle ønsker i forbindelse med din reise, herunder ønsker om spesialmenyer under flyturen og evt. behov for spesiell assistanse på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskapet.
5.1.3. Rederier
Solgruppen videregir personopplysninger til rederier hvis din reise er med skip som primær reiseform, eller du skal på skipsreise som ledd i din reise (f.eks. i forbindelse med dagsturer til kjente turistattraksjoner, cruise m.v.). Til bruk for bestilling av din skipsreise kan vi typisk videregi opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, kjønn, billettnummer, destinasjon, fødselsdato, kjønn, reiserute, dato og tidspunkt for av- og hjemreise samt spesielle ønsker i forbindelse med skipsreisen, herunder ønsker om spesialmenyer under turen og evt. behov for spesiell assistanse under turen som følge av funksjonshemning eller sykdom.
5.1.4. Destinasjonsagenter
Ved reisemålene er det destinasjonsagenter, både eksterne og ansatte i Solgruppen som utfører tjenester. Disse opptrer i enkelte tilfeller som et mellomledd mellom Solgruppen og hotellet, hjelper Solgruppen med å bestille utflukter på reisemålene, ordner med flyplasstransport med mer. De får tilgang til de personopplysningene de trenger for å kunne utføre tjenestene.
5.1.5. Spesielt ved tilbud på samlede grupper
Solgruppen kan lage et tilbud på en reise til samlede grupper på minimum 10-40 personer (avhengig av reiseform). Det kan være/er i den forbindelse nødvendig å oppbevare, behandle, videregi og bevare persondata. Hvis du ønsker tilbud/bestiller en reise på vegne av andre eller på annen måte videregir andres personopplysninger til oss, må du sikre deg at de har gitt deg lov til å videregi personopplysningene og til at Solgruppen behandler og oppbevarer disse personopplysningene.
5.1.6. Spesielt ved kjøp av reiser gjennom en salgsagent/samarbeidspartner
For å kunne yte deg den best mulige service i ditt nærmiljø er det mulig å bestille en reise med Solgruppen gjennom en lokal salgsagent. Her gjør vi oppmerksom på at du avgir dine personlige opplysninger til den lokale salgsagenten/ og derfor bør lese salgsagentens privatlivspolitikk. Siden Solgruppen er teknisk arrangør av reisen, avgir du samtidig dine personopplysninger Solgruppen, og du er dermed også omfattet av vår privatlivspolitikk.
5.1.7. Utstyrsutleiefirmaer
Som en del av din bestilling av reise hos oss har du muligheten til å leie eventuelt utstyr som du måtte ha behov for på reisen, f.eks. sykler, hjelpemidler og lignende. Hvis du ønsker å leie slikt utstyr, vil vi videregi opplysningene til det firmaet på din destinasjon som du skal leie utstyret hos. Til bruk for utstyrsleie gir vi vanligvis opplysninger til utleiefirmaet om navn, typen utstyr, leveringssted, leieperiode, samt eventuelle sykdommer eller handikap, hvis nødvendig.
5.2. Avtalepartnere og IT-leverandører
Vi bruker eksterne leverandører som lagrer og håndterer personopplysninger på våre vegne, som f.eks. leverandører av IT-tjenester og -systemer, internettanalyseselskaper, kundeundersøkelser, betalingsløsninger og gavekorthåndtering.
5.2.1. IT-tjenester og -systemer
Vi benytter et antall interne og eksterne systemer for å håndtere personopplysninger, f.eks. kundetjenestesystem, bestillingssystem og system for datahåndtering og dataforbedring. Opplysningene behandles i disse systemene for blant annet å kunne levere og administrere reisen din, håndtere henvendelser til kundestøtte og levere andre relaterte tjenester, som utflukter eller flyplasstransport.
5.2.2. Internettanalyseselskap
For at du som bruker skal få en så god opplevelse som mulig på nettsidene våre bruker vi eksterne leverandører for å hjelpe til med personifisering, analyse av brukeratferd og tilbakemelding fra brukere på nettsidene våre. Opplysningene som håndteres er primært opplysninger vi får gjennom informasjonskapsler. Les mer i om informasjonskapsler(cookies) her.
5.2.3. Betalingsløsninger
Solgruppen bruker en ekstern betalingsleverandør, Nets, for å håndtere betalinger. De får tilgang til personopplysninger som trengs for å gjennomføre tjenesten, som f.eks. betalingsinformasjon og i noen tilfeller navn. Dette er nødvendig for at vi skal kunne levere reisen din.
6. Internasjonal overføring av personopplysninger
Grunnet arten av vår virksomhet vil dine personopplysninger kunne overføres til land utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av en reise hos oss. For å kunne levere våre tjenes-ter til deg er vi nødt til i visse tilfeller å benytte samarbeidspartnere og leverandører utenfor EU/EØS.
Uten muligheten til å overføre dine opplysninger til mottakere utenfor EU/EØS vil vi ikke være i stand til å levere deg reisen du ønsker. Dette gjelder hvis bestillingen av reisen din forutsetter at det overføres opplysninger til mottakere utenfor EU/EØS, f.eks. for å kunne booke flyreise, hoteller mv. på din reisedestinasjon.
Personopplysnings- og databeskyttelseslovene i disse landene kan være mindre strenge enn i Norge og i det øvrige EU/EØS, da det i de fleste tilfeller vil være snakk om land hvor EU-kommisjonen har vurdert at personvernnivået ikke er på høyde med personvernnivået innenfor EU/EØS.
I tilfeller der det er praktisk mulig for oss vil overføring av dine personopplysninger skje på bakgrunn av de av EU-kommisjonens utarbeidede standard overføringskontrakter som er spesielt utarbeidede til dette formålet. Overføringer til USA vil for så vidt muligens skje på bakgrunn av Privacy Shield. Privacy Shield er en avtale mellom EU og USA som blant annet fastsetter et sterkt sett databeskyttelsesregler og sikkerhetstiltak, som de amerikanske virksomhetene som tilslutter seg ordningen er forpliktede til å overholde når de behandler personopplysninger.
I enkelte tilfeller vil det imidlertid ikke være mulig for oss å inngå en standard overføringskontrakt eller benytte Privacy Shield som juridisk overføringsgrunnlag. I slik tilfeller vil overføringen av opplysningene skje på grunnlag av EUs personvernforordning artikkel 49, 1 (b), da overføringen av dine personopplysninger til det gjeldende landet er nødvendig for å kunne oppfylle kontrakten mellom deg og Solgruppen (bestillingen og avviklingen av din reise) eller av hensyn til gjennomføring av tiltak som treffes på din anmodning forut for inngåelsen av en slik kontrakt (f.eks. i forbindelse med levering av et kvalifisert tilbud som omtalt ovenfor under avsnitt 5).
Derfor er det viktig at du er oppmerksom på at overføring av dine personopplysninger til land utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av en reise hos oss betyr at dine personopplysninger ikke vil få samme beskyttelse som etter Norges eller EUs juridiske regler.
I forbindelse med overføringen av opplysningene er det en nærliggende risiko for at det i gjeldende land ikke er klare, presise og tilgjengelige regler for landets myndigheters adgang til bruk av dine personopplysninger; at det ikke er regler om at landets myndigheters adgang til dine opplysninger skal være nødvendig og proporsjonal; at landet ikke har en uavhengig og effektiv tilsynsmyndighet, samt at landet ikke har tilgjengelige og effektive rettsmidler for de registrerte.
Hvis du ikke ønsker at Solgruppen i forbindelse med bestilling av din(e) reise(r) sender dine personopplysninger til mottakere utenfor EU/EØS, bes du om å opplyse Solgruppen om dette før du bestiller din reise.
7. Hvordan vi sikrer dine personopplysninger
Ifølge persondataloven skal dine personlige opplysninger oppbevares sikkert og fortrolig. Vi lagrer dine personlige opplysninger på datamaskiner med begrenset adgang, plasserte i kontrollerte fasiliteter, og våre sikkerhetstiltak kontrolleres løpende for å avgjøre om våre brukeropplysninger håndteres forsvarlig, og det tas stadig hensyn til dine rettigheter som bruker. Men vi kan ikke garantere 100% sikkerhet ved dataoverføring via internett. Det betyr at det kan være en risiko for at andre uberettiget tiltvinger seg adgang til opplysninger når data sendes og oppbevares elektronisk. Du oppgir derfor dine personlige opplysninger på eget ansvar.
Personopplysninger slettes eller anonymiseres etter det formålet de ble innsamlet til avsluttes. Personopplysninger lagres høyst i 5 år etter bruk grunnet dokumentasjonskrav under bokføringslov.
Den raske utviklingen av internettet betyr at endringer i vår behandling av personopplysninger kan bli nødvendige. Vi forbeholder oss retten til å oppdatere og endre nåværende retningslinjer for behandling av personopplysninger. Gjør vi det retter vi selvfølgelig datoen for «sist oppdatert» nederst på siden.
Du har til enhver tid rett til å gjøre dine rettigheter etter personopplysningsloven gjeldende, en lov som til enhver tid vil være gjeldende. Du kan blant annet be om innsikt i personopplysningene som Solgruppen er i besittelse av, samt å protestere mot behandlingen av
opplysningene, herunder gjøre motstand mot automatiserte avgjørelser og profilering eller mot benyttelse av dine personopplysninger til direkte markedsføring. I tillegg kan du be om korreksjon eller sletting av eventuelle ukorrekte opplysninger om deg selv, tilbaketrekke et samtykke til behandling av dine personopplysninger og gjøre din rett til dataportabilitet gjeldende.
Dersom du ønsker å gjøre én eller flere av dine rettigheter gjeldende ber vi deg om å kontakte oss skriftlig på e-post solgruppen@solgruppen.no eller send et brev til:
Solgruppen AS
Thomas Angells gate 22
7011 Trondheim
Du kan rette en klage til Datatilsynet dersom du anser at Solgruppen behandler personopplysninger i strid med gjelde datavernlovgivning. Les mer på www.datatilsynet.no.
Sist oppdatert: 14.11.2024
